Vejen til bedre fakturaer

Brugervenlighed er vigtigt. Det gælder ikke kun ved det daglige brug af din online tjeneste, men også når du sender fakturaer til dine abonnenter. Disse få tips kan være med til at tage din løsning fra en, som kunderne bare bruger, til en de elsker.

1. Send en faktura via e-mail

Det her er helt basalt, og alligevel er der tjenester, der ikke formår det: Send en e-mail til kunden, når du trækker penge på deres kort.

2. En sigende emne-linje

Det er vigtigt, hvad der står i emne-linjen i e-mailen. "Faktura" er ikke godt nok, "Faktura for MinTjeneste" er bedre, "MinTjeneste Faktura 1234 for august 2015" er bedst.

3. Inkluder fakturaen direkte i e-mailen

Selv om du kan nøjes med at sende et link til dit website, hvor kunden så kan logge ind og se fakturaen, er det ikke noget, der giver glade kunder. I stedet bør du inkludere fakturaen direkte i e-mailen.

Og ja, det er besværligt at få e-mails til at se korrekte ud, men her er det værd at gøre en ekstra indsats, så e-mailen rent faktisk ligner en faktura. Alternativt, og endnu bedre, kan du vedhæfte fakturaen til mailen.

4. Vedhæft fakturaen som en PDF

Langt de fleste fakturaer ender med at blive printet - eller i det mindste sendt som filer - til bogholdere og revisorer. Hvorfor ikke gøre arbejdet nemmere for dine kunder?

Hvis du inkluderer fakturaen som en PDF fil i e-mailen, kan kunderne gemme dem direkte i deres faktura-mappe uden at bekymre sig om noget andet.

5. Hvid baggrund

Som bibemærkning til det, at fakturaer typisk ender på papir, vil jeg lige bemærke at det er en god ide at holde dem på hvid baggrund.

Bevares, det kan godt være, du mener det er trendy med sort baggrund på dine dokumenter, men dine kunders toner-budget er næppe helt med på den.

6. Relevant info i filnavnet

Det er vigtigt, et emnelinjen i e-mailen er gennemtænkt, ligeledes er det vigtigt at filnavnet på den vedhæftede PDF-faktura er gennemtænkt.

Hvis du bare kalder filen for "faktura.pdf" risikerer du at den forsvinder mellem alle de andre faktura-filer på disken - eller endnu værre du risikerer, at den bliver overskrevet af en anden fil med samme navn.

Et godt faktura-filnavn hjælper kunderne til at finde filen igen og sikrer at alle fakturaer har et unikt navn. Som minimum bør de indeholde:

  • Navnet på dit firma/din online tjeneste
  • Faktura-dato
  • Faktura-nummer

Få nu sendt nogle fakturaer

Med ovenstående på plads burde du være klar til at få sendt fakturaer til kunderne. Og gør det nu. Din webløsning overlever kun så længe, der kommer penge ind.

  1. Substance Lab ApS
  2. Jernbanegade 27
  3. 6000 Kolding
  4. Danmark